Как правильно архивировать документы

28.06.2025 в 19:32

Архивирование документов - это процесс систематизации и хранения бумажных и электронных файлов для их долгосрочного сохранения и быстрого поиска. Рассмотрим основные методы и правила организации архивного хранения.

Виды архивирования документов

Пошаговая инструкция по архивированию

1. Подготовка документов

1. Сортировка по категориям и датам
2. Удаление дубликатов и ненужных черновиков
3. Проверка полноты документов
4. Реставрация поврежденных листов

2. Систематизация

• Группировка по тематическим разделам
• Хронологическое упорядочивание
• Присвоение инвентарных номеров
• Создание описей и реестров

3. Упаковка и маркировка

1. Использование архивных коробок или папок
2. Заполнение ярлыков с указанием:
   • Названия дела
   • Даты создания
   • Сроков хранения
   • Номера по описи
3. Защита от пыли и влаги

Требования к помещению архива

Электронное архивирование

Процесс оцифровки

1. Сканирование с разрешением 300-600 dpi
2. Сохранение в форматах PDF/A, TIFF или JPEG
3. Присвоение имен файлам по шаблону
4. Создание резервных копий

Программы для управления электронным архивом

• 1С:Архив
• ЭЛАР
• Docsvision
• Directum

Сроки хранения документов

• Кадровые документы - 75 лет
• Бухгалтерские отчеты - 5 лет
• Договоры - 5 лет после окончания
• Налоговые декларации - 4 года

Правила уничтожения архивов

1. Проверка истечения сроков хранения
2. Составление акта на уничтожение
3. Организация комиссии
4. Использование шредера или специализированных компаний

Заключение

Правильное архивирование документов требует системного подхода и соблюдения нормативных требований. Организация эффективного архивного хранения позволяет обеспечить сохранность важных документов и оперативный доступ к ним при необходимости. Для ценных документов рекомендуется использовать гибридную систему хранения с обязательным созданием электронных копий.